Introducción

Las aplicaciones de gestión de correspondencia es un sistema que facilita la administración y el control de la correspondencia recibida, creada y enviada por su empresa. Al centralizar la correspondencia podrá buscar, revisar y descargar toda esta información cuando así lo requieran sus usuarios.

El objetivo es el de garantizar que toda la correspondencia entrante, saliente e inter, sean procesadas de manera eficiente y efectiva. Esto se traduce en Informes, notas, facturas, contratos, cartas, correos electrónicos, entre otros tipos de correspondencia, independientemente el origen de esta.

Beneficios

El sistema de gestión de correspondencia puede ofrecer varios beneficios para una organización. Y estos algunos de ellos:

EFICIENCIA El sistema de gestión de correspondencia lo ayudará a procesar su correspondencia de manera más rápida y eficiente, lo que a su vez puede mejorar la satisfacción de sus clientes y usuarios. TRAZABILIDAD El sistemas de gestión de correspondencia le permite realizar un seguimiento del estado y de la ubicación de la correspondencia, a través de un registro detallado de todos los movimientos y acciones realizadas. OPTIMIZACIÓN El sistema de gestión de correspondencia lo ayudará en su organización a optimizar los recursos y garantizar que la correspondencia se maneje de manera efectiva y eficiente (No se pierde nada). PRODUCTIVIDAD El sistema de gestión de correspondencia lo ayudará en su empresa, a mejorar su productividad, al reducir los costos y mejorar la satisfacción del cliente y usuarios CUMPLIMIENTO El sistema de gestión de correspondencia puede ayudar a garantizar que su organización cumpla con las normativas y regulaciones que se aplican a la gestión de la correspondencia. SEGURIDAD El sistema se basa y garantizar la seguridad y privacidad de la información confidencial y sensible, respaldada por la suscripción adquirida.

Ciclo de vida de la correspondencia
El sistema de Gestión de Correspondencia, registra todo lo que sucede con la correspondencia, a lo largo del ciclo de vida de esta.

Este ciclo de vida de la correspondencia que es muy particular para cada uno, comienza con el registro, las asignaciones y las tareas que corresponden a cada uno de estos tipos, permitiendo a los administradores, saber dónde se encuentra en ese momento la correspondencia.

Características

Estas algunas de las características del sistema de gestión de correspondencia, que podemos mencionar: Registro y seguimiento Interfaz amigable y sencilla para los usuarios, teniendo de primera mano, el contenido disponible.
Además de mostrar el avance que tienen en los talleres ya seleccionados. Asignación Una vez registrada, podrá enviar y asignar la correspondencia a los destinatarios adecuados y garantizar que se tomen las medidas necesarias en atención a esta asignación. Seguimiento y trazabilidad El sistema gestión de correspondencia le permitir realizar el seguimiento de la correspondencia a medida que se procesa, esto con el fin de garantizar que se realicen las acciones necesarias en el momento oportuno. Esto incluye la asignación y el monitoreo del estado de la correspondencia Seguridad El sistema se basa garantizar la seguridad y privacidad de la información confidencial y sensible. Automatización El sistema gestión de correspondencia, puede incluir la automatización de ciertos procesos, como la asignación de tareas, la notificación de plazos y la generación de informes. Personalización El sistema permite la personalización según las necesidades de su empresa. Informes y estadísticas El sistema gestión de correspondencia permite acceder a los informes y estadísticas sobre el rendimiento y la eficacia del sistema para facilitar la toma de decisiones y la mejora continua.