Introducción

La aplicación de aprobación de documentos es una solución que permite a su empresa automatizar el proceso de aprobación. Estos podrían ser contratos, facturas, informes, presupuestos, entre otros.

La aplicación de aprobación de documentos permite a los usuarios cargar documentos en la plataforma y enviarlos para su aprobación a uno o varios usuarios designados. Estos usuarios pueden revisar, comentar y aprobar o rechazar los documentos, y también pueden establecer plazos de aprobación.

Beneficios

AHORRO DE TIEMPO La automatización del proceso de aprobación de documentos reduce el tiempo que se tarda en aprobarlos, lo que permite a los empleados enfocarse en otras tareas importantes.

MEJORA DE LA EFICIENCIA La aplicación lo ayuda a mejorar la eficiencia del proceso de aprobación, al reducir los errores y retrasos en el proceso. MEJORA DE LA PRECISIÓN Al automatizar el proceso de aprobación, se reduce la posibilidad de errores humanos, lo que aumenta la precisión de los documentos aprobados. REDUCCIÓN DE COSTOS Al reducir el tiempo y el esfuerzo requerido para aprobar los documentos, se puede reducir los costos asociados con el proceso de aprobación. SEGUIMIENTO Y CONTROL DE VERSIONES Con la aplicación se puede mantener un historial detallado del proceso de aprobación, lo que puede ayudar a garantizar la integridad de los documentos y mejorar la colaboración entre los empleados. MAYOR TRANSPARENCIA La aplicación proporciona una mayor transparencia en el proceso de aprobación, permitiendo a los empleados rastrear el progreso de los documentos y asegurarse de que se cumplan los plazos. CUMPLIMIENTO NORMATIVO La aplicación lo ayuda a garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos, al proporcionar un registro detallado del proceso de aprobación.

Características

Algunas características comunes de una aplicación de aprobación de documentos incluyen: Flujos de trabajo de aprobación Permite a los usuarios iniciar el flujo de trabajo específico para su documento y establecer los usuarios que realizan la aprobación del documento. Integraciones con SharePoint Esta integración permite definir el repositorio oficial de un documento aprobado, que podría ser una biblioteca oficial en la Intranet de su empresa. Notificaciones y recordatorios automatizados Envío de notificaciones y recordatorios automáticos o manuales a los usuarios designados para la aprobación, lo que permite asegurar que se cumplan los plazos.

Seguimiento y control de versiones La aplicación proporciona la información necesaria, para realizar el seguimiento y control de los documentos, para garantizar que se esté sea aprobado en los tiempos establecidos.
Reportes y análisis La aplicación proporciona informes y análisis de datos para medir el rendimiento del proceso de aprobación y tomar decisiones informadas sobre mejoras.